Van leverancier van maaltijdcheques wisselen: procedure, termijnen en tips

Waarom van leverancier wisselen?

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers overwegen om van leverancier van maaltijdcheques te wisselen. Hier zijn de meest voorkomende redenen die we in België vaststellen.

• — Onbevredigende klantenservice — Dit is de belangrijkste reden. Platform dat uitvalt, telefonische dienst onbereikbaar, buitensporige levertijden voor kaarten. Sommige gebruikers melden maandenlange wachttijden voor een vervangende kaart.
• — Te hoge of ondoorzichtige kosten — Tarieven op offerte zonder transparantie, verborgen kosten, ongerechtvaardigde verhogingen. Moeilijk te vergelijken wanneer de prijzen niet publiek zijn.
• — Ontbrekende functionaliteiten — Geen Apple Pay of Google Pay, verouderde mobiele app, beperkte of ontbrekende online betaling.
• — Onvoldoende acceptatienetwerk — De handelszaken in de buurt van uw bedrijf of de woonplaats van uw werknemers worden niet gedekt door de huidige leverancier.
• — Behoefte aan transparantere tarieven — Overstappen naar een leverancier die zijn prijzen openbaar publiceert, zonder dat u een gepersonaliseerde offerte moet aanvragen.
• — Bundeling van voordelen — Een enkele kaart willen voor maaltijdcheques, ecocheques en geschenkcheques, in plaats van meerdere kaarten en leveranciers te beheren.

Wat ook uw reden is, weet dat de wissel een gangbare procedure is. Duizenden Belgische bedrijven wisselen elk jaar van leverancier, en de procedure is goed ingeburgerd. Het wettelijk kader voor maaltijdcheques, dat wordt beschreven in onze gids over de wetgeving, blijft hetzelfde ongeacht de gekozen leverancier.

De procedure in 5 stappen

Van leverancier wisselen is een lineair en duidelijk afgebakend proces. Hier zijn de 5 stappen die u moet volgen, in de juiste volgorde.

Wat u moet controleren voor de wissel

Voordat u zich verbindt bij een nieuwe leverancier, doorloop deze checklist om onaangename verrassingen te vermijden.

• ☐ Opzegtermijn van het huidige contract (vaak 3 maanden, soms 6)
• ☐ Eventuele afsluitkosten voorzien in uw contract
• ☐ Datum van automatische verlenging van het lopende contract
• ☐ Resterende saldi op de huidige kaarten van de werknemers
• ☐ Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of individuele overeenkomst: de wissel van leverancier vereist geen wijziging van de CAO (het bedrag en de voorwaarden blijven dezelfde)
• ☐ Communicatie naar de werknemers (zie sectie 5 hieronder)

Wat gebeurt er met de oude saldi?

Dit is een terechte vraag die alle werkgevers en werknemers zich stellen bij een wissel. Het goede nieuws: er gaat geen saldo verloren.

• — De resterende saldi op de oude kaart blijven geldig en zijn normaal bruikbaar
• — De werknemers behouden hun oude kaart tijdens de volledige overgangsperiode
• — De cheques blijven bruikbaar tot hun vervaldatum (12 maanden na oplading)
• — De twee kaarten (oud + nieuw) bestaan naast elkaar gedurende enkele maanden, tot het oude saldo op is
• — Praktische tip: moedig uw werknemers aan om eerst hun oud saldo te gebruiken, bijvoorbeeld voor boodschappen in de supermarkt

Als cheques vervallen voor ze zijn gebruikt, weet dan dat het mogelijk is om ze te heractiveren voor een bijkomende periode van 3 maanden. Raadpleeg onze gids over de geldigheid van maaltijdcheques om de exacte heractivatieprocedure bij elke leverancier te kennen.

De wissel communiceren naar uw werknemers

Een duidelijke en tijdige communicatie voorkomt onnodige ongerustheid. Uw werknemers moeten begrijpen dat alleen de leverancier verandert, niet het bedrag van hun maaltijdcheques. Hier zijn de beste praktijken.

• — Informeer minstens 2 weken voor de effectieve wissel zodat iedereen de tijd heeft om zich te organiseren
• — Leg uit waarom u wisselt: betere service, betere mobiele app, breder acceptatienetwerk, voordeligere tarieven
• — Vermeld dat de oude kaart bruikbaar blijft voor het bestaande saldo, er gaat geen bedrag verloren
• — Geef de praktische informatie: nieuwe app om te downloaden, verwachte ontvangstdatum van de nieuwe kaart
• — Stel gerust: het bedrag van de maaltijdcheque verandert niet, enkel de leverancier wijzigt

Hier is een communicatiesjabloon dat u kunt aanpassen aan uw bedrijf:

Snelle vergelijking van de 3 leveranciers

Om u te helpen bij uw keuze, vindt u hier een overzicht van de drie leveranciers van maaltijdcheques die actief zijn in België. U kunt onze gedetailleerde reviews raadplegen over Edenred, Pluxee en Monizze voor meer details.

Deze tabel bevat slechts 5 criteria. Voor een volledige vergelijking met 16 gedetailleerde criteria, raadpleeg onze startpagina.

Veelgestelde vragen